Informativa Privacy
Informativa resa ai sensi del Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR) — Ultimo aggiornamento: 30/09/2026
La presente informativa ha lo scopo di illustrare in modo chiaro, trasparente e conforme alla normativa vigente le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali degli utenti (di seguito “Interessati”) da parte del Titolare del trattamento, Me.S.I.S srl, con sede legale in via dei velini 19/C, Macerata (MC), C.F. 01127580429 P.IVA 01252940430, email: mesis@mesis.it (di seguito “Titolare”).
L’informativa è riferita all’utilizzo dei servizi offerti tramite la piattaforma AssoDona.cloud (di seguito “Applicazione”).
Il Titolare può modificare e aggiornare la presente informativa. In caso di modifiche sostanziali (es. nuove finalità di trattamento), l’Interessato verrà informato con strumenti idonei (es. notifica, email, richiesta di nuovo consenso). In assenza di modifiche sostanziali, l’informativa aggiornata sarà consultabile nella sezione privacy dell’Applicazione.
1 Categorie di dati personali trattati
Il Titolare raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati personali:
Dati forniti direttamente dall’Interessato:
- Dati anagrafici e di contatto (nome, cognome, email, telefono, ecc.)
- Credenziali di accesso (username, password criptate)
- Immagini profilo e altri contenuti caricati
- Dati fiscali (CF, P.IVA)
Dati raccolti automaticamente:
- Dati tecnici: IP, tipo di dispositivo, browser, sistema operativo, ISP
- Dati di navigazione: pagine visitate, azioni compiute, tempo di permanenza
- Cookie e tecnologie simili: come descritto nella Cookie Policy
2 Finalità e basi giuridiche del trattamento
Il trattamento dei dati personali avviene per le seguenti finalità:
A. Obblighi contrattuali o precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b GDPR)
Gestione registrazione, accesso e autenticazione; supporto e comunicazioni con l’utente; esecuzione di servizi richiesti.
B. Legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f GDPR)
Sicurezza informatica e prevenzione frodi; manutenzione e ottimizzazione tecnica dell’Applicazione.
Statistiche aggregate e anonime per finalità interne (es. numero medio di soci, etc..).
3 Dati di terzi inseriti dagli utenti (Associazioni)
Il software AssoDona consente alle associazioni clienti di inserire dati personali di terzi (es. soci, volontari, tesserati, anche minorenni). Tali dati possono includere:
- Dati anagrafici e di contatto degli associati
- Tessere associative e iscrizioni
- Documenti allegati, inclusi potenzialmente dati sensibili
In relazione a tali dati, le associazioni agiscono come Titolari del trattamento, mentre Me.S.I.S srl agisce come Responsabile esterno del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 mediante specifico atto di nomina sottoscritto dall’associazione cliente. Tale nomina è necessaria per l’utilizzo dei servizi e va inviata al Titolare.
Me.S.I.S srl tratterà i dati personali esclusivamente per finalità tecniche e funzionali connesse all’erogazione del servizio (es. hosting, manutenzione, supporto tecnico su richiesta) e in conformità alle istruzioni ricevute dal Titolare. Me.S.I.S srl si impegna a:
- Non trattare i dati per finalità proprie
- Garantire adeguate misure tecniche/organizzative
- Formare il proprio personale autorizzato
- Cooperare per l'esercizio dei diritti degli interessati
- Notificare eventuali violazioni dei dati (data breach)
- Accedere ai dati solo su richiesta di assistenza tecnica
4 Sub-responsabili del trattamento
Me.S.I.S srl si avvale dei seguenti sub-responsabili per l’erogazione del servizio:
Per i dati delle associazioni clienti:
- Aruba Hosting: hosting su server situati in Italia
L’elenco completo e aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta scrivendo a mesis@mesis.it.
5 Modalità di trattamento e sicurezza
Modalità e Soggetti Autorizzati
Il trattamento avviene con strumenti elettronici e cartacei, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza e tutela della riservatezza.
I dati sono trattati da personale autorizzato e istruito dal Titolare, dai sub-responsabili indicati al punto 4, e da terzi o autorità pubbliche nei casi previsti dalla legge.
Misure di Sicurezza Tecniche
- Hosting: Server Aruba situati esclusivamente in Italia
- Crittografia: Dati cifrati in transito e a riposo
- Backup: Backup giornalieri automatici
- Accesso: Protetti da credenziali criptate
- Protezione: Protezione attiva sui dispositivi aziendali
Limitazioni attuali:
Il tracciamento degli accessi da parte del personale Me.S.I.S srl non è attualmente attivo. L’accesso ai dati da parte del personale Me.S.I.S srl avviene esclusivamente su esplicita richiesta di assistenza da parte dell’associazione cliente.
6 Trattamento di categorie particolari di dati
Il software consente alle associazioni di caricare documenti contenenti anche categorie particolari di dati (ex art. 9 GDPR: dati sanitari, disabilità, convinzioni religiose, orientamento politico, ecc.) attraverso la funzione di allegato documenti.
Responsabilità delle associazioni:
- Verificare di avere una base giuridica adeguata (art. 9 GDPR)
- Raccogliere consensi specifici ove necessario
- Implementare misure di sicurezza aggiuntive
- Informare adeguatamente gli interessati
Non è stato ancora effettuato un Data Protection Impact Assessment (DPIA) specifico per il trattamento di categorie particolari di dati, in quanto la responsabilità primaria ricade sulle associazioni Titolari.
7 Conservazione e gestione dati
Tempi di Conservazione
Dati contrattuali Me.S.I.S srl: Conservati per gli obblighi di legge (10 anni per documenti fiscali).
Dati inseriti dalle associazioni: Conservati per 90 giorni dopo la cessazione del contratto, decorsi i quali Me.S.I.S srl procede alla cancellazione definitiva.
Gestione Fine Contratto
Non esiste attualmente un sistema automatizzato di anonimizzazione. Me.S.I.S srl provvede alla cancellazione manuale su richiesta o automaticamente dopo 90 giorni.
È responsabilità esclusiva dell’associazione esportare i propri dati prima della scadenza.
Gestione delle violazioni dei dati personali (Data Breach)
In caso di violazione dei dati personali, Me.S.I.S srl si impegna a notificare tempestivamente l’associazione cliente (Titolare del trattamento), entro 72 ore dalla scoperta del fatto, fornendo tutte le informazioni utili a consentire eventuali comunicazioni agli interessati o all’Autorità di controllo.
8 Esportazione e portabilità dei dati
Le associazioni possono esportare autonomamente tutti i dati inseriti attraverso le funzioni dell’Applicazione. Al termine del contratto, è prevista la possibilità di richiesta di esportazione completa dei dati o la richiesta di cancellazione definitiva.
Procedure di cessazione: Le associazioni devono richiedere l’esportazione dei dati prima della scadenza dei 90 giorni post-contratto per evitare la perdita definitiva delle informazioni.
9 Gestione consensi degli associati
La raccolta e gestione dei consensi degli associati (soci, volontari, tesserati) è di esclusiva competenza e responsabilità delle associazioni clienti in quanto Titolari del traitement.
AssoDona non fornisce:
- Sistema integrato per la raccolta consensi
- Moduli di consenso preconfigurati
- Gestione automatica dei consensi
Raccomandazioni per le associazioni:
- Informative privacy per i propri associati
- Sistemi di raccolta consensi conformi al GDPR
- Procedure per l'esercizio dei diritti degli interessati
- Registri dei consensi raccolti
10 Comunicazioni e marketing
Utilizzo dati per statistiche interne: Me.S.I.S srl può utilizzare esclusivamente statistiche aggregate e anonime derivate dall’utilizzo dell’Applicazione per finalità interne (numero medio di associati, trend di utilizzo, miglioramento del servizio).
Me.S.I.S srl non utilizza mai:
11 Diritti dell’Interessato
L’Interessato può esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR:
Modalità di esercizio: Le richieste vanno inoltrate via email all'indirizzo mesis@mesis.it. Il Titolare risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta.
Nota per gli associati: Gli associati di enti che utilizzano AssoDona devono rivolgere le richieste di esercizio dei diritti direttamente alla propria associazione, in quanto Titolare del trattamento dei loro dati personali.
12 Disposizioni finali e Contatti
Foro competente: Tribunale di Macerata
Ultimo aggiornamento: 30/09/2026